確認・キャンセル・日程変更
この記事では、管理画面で予約を確定・キャンセル・日程変更する方法と、お客様が自分でできる操作の範囲を説明します。
このページでわかること
- 予約リストの行末メニューから、予約をすばやく確定・キャンセルする
- カレンダーの予約ブロックをドラッグして日程変更し、お客様に通知するかを選択する
- 現在の予約リストの予約履歴をCSVでエクスポートし、作成日や予約経路で絞り込む
操作できる人
オーナーと管理者は、すべての予約を操作できます。役割がメンバーの場合は自分が担当する予約だけが表示され、確定・完了・キャンセル・無断キャンセルにする操作と、日程変更ができます。会計、返金、一括操作、エクスポート、すべての枠をキャンセル は、オーナー／管理者にのみ表示されます（役割と権限を参照）。
予約を確定・キャンセルする
予約ステータスは次のように変わります。完了、キャンセル済み、無断キャンセルのいずれかになると、それ以降は変わりません。
- 確定：店舗側で確定するか、予約を自動承認する をオンにしていると確定済みになります（予約ルールとポリシーを参照）。
- キャンセル：店舗側とお客様のどちらもキャンセルできます。支払い済み（予約金を含む）の予約は、店舗側でのみキャンセルできます。
- 完了・無断キャンセル：店舗側でのみ設定できます。
「予約」を開き、確認待ちの予約リストを見る
左側メニューの 予約 をクリックします。上部のタブ 1 には 確認待ち、未回収、すべて があり、確認待ちの予約がある場合は最初に 確認待ち が開きます。非表示：キャンセル済み タグ 2 は、リストにキャンセル済みの予約が表示されていないことを示します。未回収 には、完了したもののまだ全額を回収していない予約（予約金のみ受け取ったものを含む）が表示されます。
行末の ⋮ をクリックし、確定またはキャンセルを選択する
予約の行の右端にある ⋮ をクリックします。確認待ちの予約には 確定する と キャンセル、確定済みの予約には キャンセル が表示されます。未回収の金額がある場合は 会計する、返金できる入金がある場合は 返金 も表示されます（オーナー／管理者にのみ表示）。確認待ち タブでは、確定する が行末に直接表示されるため、⋮ を開く必要はありません。
予約の詳細からも操作できる
予約をクリックすると「予約の詳細」が開き、下部にこの予約で次にできる操作が表示されます。開始前の予約には 予約をキャンセル 1、確認待ちの予約にはさらに 予約を確定する 2 があります。開始後は左側のボタンが 無断キャンセルにする に変わり、予約をキャンセル は右上の ⋮ に移ります。
キャンセルのダイアログはリストと予約の詳細で共通です。キャンセル理由（任意） を入力できます。お客様に通知 は初期設定でオンになっており、お客様にキャンセルの通知が理由とあわせて送られます。オフにするとお客様には通知されません（ウォークインの予約や、予約の日時がすでに過ぎている場合は表示されません）。キャンセルしても自動では返金されません。入金済みの場合は、ダイアログの 返金 をクリックしてください。
予約リストでは、複数の予約にチェックを入れて一括確定・一括完了・一括キャンセルすることもできます。入金済みの予約が含まれている場合は、キャンセル後に1件ずつ返金してください。シリーズ予約には すべての枠をキャンセル もあります（複数枠予約を参照）。
店舗側で日程を変更する（カレンダーでドラッグ）
予約ブロックを新しい時間にドラッグする
予約ブロック 3 を移動先の時間までドラッグします。ドロップすると確認ダイアログが開きます。グループレッスンの各回のブロックと、終了した予約はドラッグできません。
同じ時間に予約が2件を超えると、残りは右側の「+N」にまとめられます。「+N」をクリックすると、同じ時間のすべての予約が一覧で表示されます。まとめられた予約は直接ドラッグできません。予約を開き、予約の詳細の日時カードで 日時を変更 をクリックしてください。
変更後の日時を確認し、お客様に通知するかを選択する
確認ダイアログには、お客様と、変更前・変更後の日時 1 が表示されます。別のスタッフの列にドロップした場合は、変更前・変更後の担当スタッフも表示されます。お客様に通知 2 は初期状態でオンです。オフにすると今回はお客様に通知されませんが、担当スタッフには通常どおり通知されます。
変更する をクリックすると日時が変更されます。戻る をクリックした場合は何も変更されません。
ウォークインの予約の場合、日時はそのままで担当スタッフだけを変更した場合、すでに過ぎた日時に変更した場合は、お客様に通知 は表示されず、お客様にも通知されません。予約の詳細で 日時を変更 する場合も、お客様に通知するかを選択できます。
店舗側からの日程変更には、お客様向けの日程変更の回数上限は適用されません。変更後の日時が他の予約と重なる場合は警告が表示されますが、そのまま保存できます。
お客様側でできる操作を確認する
お客様は、予約ページの「マイ予約」から次の操作ができます。
- キャンセル：確認待ちと確定済みのどちらでも、自分でキャンセルできます。支払い済み（予約金を含む）の予約はお客様自身ではキャンセルできず、画面とメールで店舗に連絡するよう案内されます。
- 日程変更：選択できるのは、まだ予約が入っていない時間枠だけです。担当スタッフと人数は変わりません。回数には予約ルールとポリシーで設定した日程変更の回数上限（0は無制限）が適用されます。予約ページを公開 がオンになっていない場合、お客様は自分で日程変更できません。
- キャンセル・変更の締切 で設定した期限を過ぎると、お客様は自分でキャンセル・日程変更できなくなります。管理画面での操作には適用されません。
キャンセル済みの予約を非表示にする
「予約」のリストには初期状態でキャンセル済みの予約が表示されず、上部に 非表示：キャンセル済み タグが表示されます。タグの × をクリックすると、キャンセル済みの予約が再び表示されます。
特定のステータスだけを表示したい場合は、フィルタ の 予約ステータス で複数選択できます。例えば 確認待ち と 確定済み の両方にチェックを入れると、今後の予約だけを表示できます。
カレンダーで予約の色を見分ける
カレンダーでは、文字ではなく色とスタイルでステータスを示します。
| 表示 | ステータス |
|---|---|
| 白地にアンバーの枠 | 確認待ち：未確定で、対応が必要 |
| 青の塗りつぶし | 確定済み |
| 緑 | 完了 |
| 赤 | 無断キャンセル |
| 灰色、点線の枠 | キャンセル済み（初期状態では非表示） |
日表示と週表示では、終了した予約（完了・無断キャンセル・キャンセル済み）に斜線が付きます。
カレンダーでキャンセル済みの予約を表示する
カレンダー にも、初期状態ではキャンセル済みの予約は表示されません。無断キャンセルの予約は通常どおり表示されます。
ツールバーの 絞り込み にある ステータス セクション 1 には、各ステータスとカレンダー上での色が並んでいます。チェックを入れたステータスだけがカレンダーに表示され、初期状態では キャンセル済み だけチェックが外れています。キャンセル済み にチェックを入れると、キャンセル済みの予約が点線の枠で表示されます。他のステータスも同じ方法で一時的に非表示にできます。
ステータスの選択内容は保存され、次回も引き継がれます。
リストに表示する列を選ぶ
表の右上の 列を切り替える から列の表示・非表示を切り替えられます。チェックするとすぐに反映されます。時間 と 顧客 は常に表示されます。初期状態ではほかに サービス内容、状態、合計金額、お支払い状態 が表示され、リソースを作成すると リソース、複数枠の予約があると 複数枠 も表示されます。無断キャンセル・キャンセル履歴、予約経路、作成日時 は初期状態では非表示です。
予約履歴をエクスポートする
エクスポートにはリストの現在のフィルタ条件が適用されるため、初期状態ではキャンセル済みの予約は含まれません。含める場合は、先に 非表示：キャンセル済み タグを外してからエクスポートしてください。
一定期間に受け付けた予約を確認するには、すべて タブで フィルタ をクリックし、作成日 で期間を選択して フィルタを適用 をクリックします。作成日 は予約が送信された日、または管理画面で追加された日です。日付範囲 は予約当日の日付で絞り込みます。2つは同時に適用できます。
予約の経路を確認するには、フィルタ の 予約経路 で ウェブ予約、LINE内予約、LINEトーク予約、店舗管理画面 のいずれかを選択します。予約の詳細の上部にも、ステータスの下に予約経路が表示されます。列を切り替える から、予約リストに 作成日時 列と 予約経路 列を表示することもできます。
エクスポートされる項目：日付、時刻、ステータス、顧客名、電話番号、合計金額、支払い状況、サービス内容、担当スタッフ、予約フォームの回答、予約経路、作成日時。
エクスポートの準備には少し時間がかかります。まず画面上部に「エクスポートを準備しています」と表示され、完了したら csv形式をダウンロード をクリックしてダウンロードします。あとから通知一覧でダウンロードすることもできます。リンクの有効期限は7日間で、期限が切れた場合は再度エクスポートしてください。iPhoneやiPadのホーム画面に追加したアプリでは、ダウンロードをタップすると共有メニューが開きます。「『ファイル』に保存」を選択してください。
よくある質問
予約を別のスタッフの列にドラッグするとどうなりますか？
日 表示で予約を別のスタッフの列にドラッグすると、元のスタッフが担当していたサービスが新しいスタッフの担当になります。他のスタッフが担当している部分は変わりません。新しいスタッフは、そのサービスに割り当てられている必要があります。元のスタッフと新しいスタッフの両方に通知が届き、お客様には日時も変わった場合のみ通知されます。予約の詳細で担当スタッフを変更した場合も同様です。
お客様の日程変更の回数上限はどう設定しますか？変更すると、すでに入っている予約に影響しますか？
予約ルールとポリシーで設定します。0は回数無制限です。変更後の上限はすぐにすべての予約に適用され、お客様がすでに日程変更した回数もそのままカウントされます。
未回収の金額があるとリストに「完了にする」が表示されませんが、お客様はすでに現金で支払ったと言っています。どうすればよいですか？
リストの 完了にする は、システム上で全額の入金が記録されている場合にのみ表示されます。オーナーまたは管理者が予約を開いて 完了して会計 をクリックし、受け取った金額を登録すれば、完了と会計を同時に行えます。役割がメンバーの場合は会計できないため、完了にする をクリックします。この予約は 未回収 に表示され、オーナーまたは管理者があとから入金を登録します。
完了した予約の金額を変更したり、メモを追加したりできますか？
まだ入金を受領していない場合、オーナーまたは管理者は サービスと担当 カードの 編集 から、各サービスの金額と原価の変更、またはサービスの削除ができます。サービスの追加、担当スタッフ・所要時間・人数の変更はできず、予約の日時も変わりません。一度入金を受領すると（その後返金した場合も含む）、変更できません。完了・キャンセル・無断キャンセルの予約にも、メモ カードの メモを追加 からサービスメモを追加できます。
一括確定・一括完了・一括キャンセルでは、異なるお客様の予約をまとめて選択できますか？
できます。一括操作は同じお客様の予約に限りません。ただし、操作が適用されるかどうかは予約ごとのステータスによって決まります。例えば一括「完了」は確定済みの予約（全額回収していないものを含む）にのみ適用され、それ以外のステータスの予約はスキップされます。全額回収していない予約は、完了後に 未回収 に表示されます。
エクスポートしたCSVで予約を一括更新できますか？
できません。予約はエクスポートのみに対応しており、インポート機能はありません。
トラブルシューティング
| 状況 | 原因と対処 |
|---|---|
| メニューに確定やキャンセルが表示されない | 完了・キャンセル済み・無断キャンセルの予約は、ステータスを変更できません。役割がメンバーの場合は、自分が担当する予約のみ操作できます |
| ドラッグしても日時が変わらない | ドロップ後、確認ダイアログで 変更する をクリックすると反映されます |
| お客様から日程変更通知が届いていないと言われた | 日程変更の際に お客様に通知 がオフになっていなかったか確認してください。オンだった場合は、通知設定のよくある質問を参照してください |
| シリーズ予約の1件だけ日程変更したい | シリーズ内の各予約は独立した予約なので、通常どおりドラッグで日程変更できます |
| 「エクスポート」が見つからない | オーナー／管理者にのみ表示されます |