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預約管理最後更新

通知設定 ​

預約建立、確認、取消、改期時,Dolyu 會自動通知顧客與負責的服務人員;你在後台收款或退款時,也會通知顧客這次的金額(散客除外)。這些通知不能逐類關閉,你能調整的是接收管道。後台操作有兩個例外:

  • 建立預約或「再約一次」:預設不通知顧客,最後一步打開 通知顧客 才會寄出;之後的提醒、改期與取消通知照常寄出。
  • 改期:關掉 通知顧客,這次改期就不通知顧客(見確認/取消/改期)。

預約提醒與回訪提醒可以各自開關、設定時機,見下方「開啟預約提醒與回訪提醒」。

這篇會教你

  • 選擇你自己要用哪些管道接收通知
  • 了解顧客能調整的管道跟你不一樣
  • 在預約詳情查看顧客的 Email 與 LINE 通知資料
  • 開啟預約提醒與回訪提醒,設定發送時機

設定你自己的通知管道 ​

打開個人資料的「通知」分頁 ​

從頭像選單進入 個人資料,切到 通知 分頁。

開啟要接收的管道 ​

1 四個管道各有一個開關:瀏覽器推播、站內通知、電子郵件、LINE 訊息,切換後立即生效。商家有啟用 LINE 官方帳號時,下方會列出 LINE 通知的連結狀態,未連結的按 立即連結。

個人資料頁的通知分頁,四個管道各有一個開關

說明

瀏覽器推播只送到你目前登入的裝置,登出後這台裝置就不再收到。iPhone/iPad 要先把後台加入主畫面才能開啟推播(見把後台安裝成 App)。

管道開關的作用 ​

  • 預設全部開啟:四個管道一開始都是開啟的;關掉的管道不會收到通知(下方一律寄 Email 的通知除外)。
  • 預約通知與使用提示:送到所有開啟的管道;使用提示的 Email 可在信中退訂。
  • 一律寄 Email:付款失敗、訂閱暫停/到期/取消、試用即將到期,角色變更、擁有權轉移、帳號關閉,以及 LINE 訊息額度用完、LINE 通知連結變更,關掉 電子郵件 也照寄。

服務人員收到的預約通知 ​

  • 誰會收到:負責這筆預約的服務人員;不需要人員的預約改通知擁有者與管理員。顧客自己取消時,擁有者也會收到。你自己在後台確認、改期、取消或標記爽約的預約,不會再通知你自己。
  • 顧客爽約:被標記爽約時,只通知負責的服務人員,不通知顧客。
  • 預約表單內容:顧客線上預約、預約還待確認時,服務人員收到的新預約 Email 會附上預約表單的填寫內容;其他通知不附,請到預約詳情查看。

顧客端能調整的管道 ​

顧客在預約頁「個人資料」只能選 電子郵件 和 LINE 訊息 兩個管道,同樣不能依通知類型個別關閉。

在預約詳情查看顧客的通知資料 ​

打開有顧客的預約,顧客通知 卡片會列出 Email 與本店 LINE 的狀態,資料不齊時附上下一步 1:

  • Email:未提供 表示沒有 Email,可在顧客資料補上;顧客尚未確認 表示 Email 是在後台建立或修改的,顧客本人用驗證碼、Google 或 LINE 登入過後才會寄送;已確認 表示顧客本人登入過,或自己預約時留下了這個 Email。
  • LINE:有開啟 LINE 官方帳號通知時才會列出。未連結本店 LINE:顧客可在預約完成頁或「我的帳戶」點 用 LINE 接收預約通知 連結;用 LINE 登入不等於已連結。已封鎖本店 LINE:顧客封鎖或刪除了你的官方帳號,重新加入好友前收不到 LINE 通知。
預約詳情的顧客通知卡片,Email 顯示顧客尚未確認與下一步

這張卡片只顯示顧客資料的狀態,不代表通知已經送達。散客的預約不顯示這張卡片。

開啟預約提醒與回訪提醒 ​

打開預約提醒 ​

到 設定 → 預約設定 的「預約提醒」區塊,打開 啟用預約提醒 1,設定 提前提醒 2 的時數。需要時再打開 加發最後提醒 3,在更接近預約時間時再提醒一次,並通知服務人員。

預約提醒區塊,啟用開關、提前提醒時數、加發最後提醒

打開回訪提醒 ​

同一頁的「回訪提醒」區塊,打開 啟用回訪提醒 1,設定 提醒天數 2;自訂訊息 3 留空時使用預設訊息。改完按頁面下方的 儲存變更。

回訪提醒區塊,啟用開關、提醒天數、自訂訊息

顧客回覆信件與自行取消 ​

寄給顧客的 Email 由系統信箱寄出,寄件人名稱顯示你的商家名稱。

  • 改期與取消:信內「查看預約」下方會依 取消/改期截止時限、改期次數上限 與 公開預約頁 設定,顯示「改期」「取消預約」按鈕,或請顧客直接聯絡你。顧客不用登入,按鈕在寄出後 30 天內有效。
  • 已付款的預約(含訂金):信件不放取消按鈕,改請顧客聯絡你取消;改期照常。
  • 信件頁尾:列出商家名稱、地址,以及你在基本資料填的電話、LINE、Email(有填才列);都沒填時改放預約頁連結。
  • 顧客按回覆:回覆會寄到你在 設定 → 基本資料 填的 Email;沒填時顧客無法回覆,只能用頁尾的其他聯絡方式。

加入行事曆 ​

顧客收到的預約建立、確認、改期與提醒信,按鈕下方附有「加入 Google 日曆」「加入 Apple/Outlook 行事曆」與「取得路線」連結。

這是單向的加入行事曆連結,沒有和 Google 日曆雙向同步的功能。

常見問題 ​

顧客說沒收到 Email 通知,為什麼?

常見原因:① 顧客的接收管道沒有勾選 電子郵件;② 顧客退訂過這類 Email,或地址無效(曾退信);③ 顧客是在後台建立,或 Email 在後台改過,顧客本人還沒用 Google、LINE 或驗證碼登入過。預約詳情的 顧客通知 卡片可以看到目前狀態,也請顧客檢查垃圾郵件夾。

沒收到 LINE 通知怎麼辦?

先確認接收管道有勾選 LINE 訊息,且已完成 LINE 官方帳號串接(見LINE 官方帳號整合)。顧客的 LINE 是否已連結本店、是否封鎖,可在預約詳情的 顧客通知 卡片查看。

預約改期後,提醒會照新時間發嗎?

會。提醒依新的預約時間發送;改期後離預約已不到提醒時數時,那一次提醒不會補發。

回訪提醒的訊息可以依服務分別設定嗎?

不行。回訪提醒只有一組訊息(留空用預設訊息),不能依服務分別設定。

疑難排解 ​

狀況原因與處理
後台建立的預約,顧客沒收到通知後台建立預約或「再約一次」預設不通知顧客,建立時打開 通知顧客 才會寄出
顧客沒收到改期通知後台改期時關掉了 通知顧客;服務人員照常收到
收不到站內通知確認個人資料 通知 分頁的 站內通知 有打開

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